廣東省某衛(wèi)生系統(tǒng)部門-公共衛(wèi)生文檔管理系統(tǒng)
豬肉永遠(yuǎn)沒想到，它居然敗給了口罩；
口罩永遠(yuǎn)沒想到，它居然成了年貨；
KM文檔管理系統(tǒng)沒想到，疫情之下迎來了人們對(duì)它的重視！
項(xiàng)目背景
2月份復(fù)工之際，天翎接到廣東省某衛(wèi)生系統(tǒng)部門的一個(gè)緊急需求——打造一套科學(xué)的公共衛(wèi)生文檔管理系統(tǒng)！為什么那么著急，因?yàn)榻幸咔榉揽刂?、遠(yuǎn)有創(chuàng)建衛(wèi)生文明城市之所需！在無紙化辦公的大勢(shì)所趨下，政府部門的文檔管理問題日益凸顯：
- 文件存儲(chǔ)需求巨大：在疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)辦公過程中產(chǎn)生大量的電子文檔，分散存儲(chǔ)于不同部門和科室，文件無法統(tǒng)一規(guī)范存放，難以形成共享信息資源；
- 文件檢索速度緩慢：市面上已有的KM文庫系統(tǒng)模塊雖全但僵硬呆板，和衛(wèi)生系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特性不匹配，存在檢索緩慢等諸多應(yīng)用局限，嚴(yán)重影響辦公效率；
- 文件安全管控困難：疫情防控涉及大量機(jī)密文件，國(guó)產(chǎn)化兼容適配下安全要求更加提高，文件歸檔、修改、刪除等操作難以追溯，信息安全存在隱患；
- 文件審批流轉(zhuǎn)滯后：疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作需要各部門緊密協(xié)作，但各部門各科室存在信息壁壘，很多文檔信息無法快速流轉(zhuǎn)，疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作無法快速推動(dòng)。
項(xiàng)目行動(dòng)
疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作事關(guān)全市大局、關(guān)乎群眾的健康和生活工作質(zhì)量！能為改善衛(wèi)生部門的文檔管理困難、提高衛(wèi)生部門的辦公效率而盡一份力，這是天翎的榮幸！接到這樣的需求天翎迅速組織力量，摸清痛點(diǎn)所在并提出了針對(duì)性的解決方案：
- 打造全面的文檔管理系統(tǒng)：作為MyApps低代碼平臺(tái)協(xié)同辦公應(yīng)用套件的一部分，天翎KM文庫系統(tǒng)同樣已經(jīng)經(jīng)歷了十幾年的打磨，可以幫助用戶解決從文檔收集、文檔編錄、文檔編輯、文檔審核、文檔歸檔、文檔分享、文檔打印和在線學(xué)習(xí)等全生命周期管理功能！
- 打造智能的文檔管理系統(tǒng)：天翎對(duì)KM文庫系統(tǒng)的發(fā)力更加體現(xiàn)在對(duì)個(gè)性化需求適配和用戶體驗(yàn)打磨上，疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作和企業(yè)對(duì)知識(shí)文檔管理的需求既有相似點(diǎn)也有差異處，例如對(duì)于文本檢索響應(yīng)速度，天翎KM文庫系統(tǒng)支持全文檢索、智能拆詞和語音檢索等多種檢索方式，在萬級(jí)文件體量下實(shí)現(xiàn)毫秒級(jí)響應(yīng)；對(duì)于創(chuàng)衛(wèi)工作的項(xiàng)目制運(yùn)作機(jī)制，天翎提供文檔自動(dòng)編頁和目錄自動(dòng)生成的功能，讓海量文件根據(jù)創(chuàng)衛(wèi)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)細(xì)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化整理和標(biāo)準(zhǔn)化歸類；
- 打造安全的文檔管理系統(tǒng)：天翎KM文庫系統(tǒng)的權(quán)限管控機(jī)制基于MyApps平臺(tái)“組織架構(gòu)+用戶角色”的雙重矩陣式授權(quán)模式，權(quán)限組合更加靈活、權(quán)限管理更加嚴(yán)密！同時(shí)天翎MyApps平臺(tái)業(yè)已完成和中標(biāo)麒麟、統(tǒng)信UOS、瀚高和達(dá)夢(mèng)等國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的兼容認(rèn)證，有效防止系統(tǒng)漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn)；
- 打造高效的文檔管理系統(tǒng)：作為BPM平臺(tái)民族品牌領(lǐng)導(dǎo)者，天翎流程引擎對(duì)中國(guó)式流程管理業(yè)務(wù)模式和操作習(xí)慣展現(xiàn)了獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)⒘鞒坦芾砗臀膸旃芾韺?shí)現(xiàn)高度融合業(yè)內(nèi)更加罕見，借助天翎BPM級(jí)流程引擎，疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作等辦公文件可以在衛(wèi)生系統(tǒng)和外部專家間實(shí)現(xiàn)高效流轉(zhuǎn)，各種進(jìn)度實(shí)時(shí)在線查看，對(duì)信息的傳遞和決策的落實(shí)實(shí)現(xiàn)更強(qiáng)有力的跟蹤！
項(xiàng)目?jī)r(jià)值
經(jīng)過近一個(gè)月的實(shí)施和試用，公共衛(wèi)生文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)順利上線并在疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作中開始展現(xiàn)了獨(dú)特的魅力和作用：
- 健全政務(wù)系統(tǒng)體系，促進(jìn)信息化改革：通過引入天翎KM文庫系統(tǒng)，彌補(bǔ)了衛(wèi)生部門內(nèi)部政務(wù)OA偏向事物為主而疏于文檔專業(yè)管控的不足，衛(wèi)生部門的無紙化工作得到真正保障，衛(wèi)生部門的信息化得到全面充實(shí)！
- 優(yōu)化系統(tǒng)用戶體驗(yàn)，提升辦公效率：疫情防控和創(chuàng)衛(wèi)工作涉及廣、任務(wù)重、文件多，通過引入天翎KM文庫系統(tǒng)，文檔檢索、文檔審批和文檔比對(duì)等原來掣肘辦公效率的痛點(diǎn)得到消除，日常工作開展得以輕裝上陣；
- 強(qiáng)化系統(tǒng)安全特性，規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)： 此次系統(tǒng)建設(shè)認(rèn)真貫徹政務(wù)辦公“國(guó)產(chǎn)化”要求，充分考慮了系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)應(yīng)用和系統(tǒng)運(yùn)維等各階段的安全管控需求，在權(quán)限管控和安全認(rèn)證等方面下足了功夫；
- 規(guī)范文檔管理應(yīng)用，提升政府公信力： 通過公共衛(wèi)生文檔管理系統(tǒng)快速將衛(wèi)生系統(tǒng)各個(gè)部門和外部專家實(shí)現(xiàn)高效和規(guī)范對(duì)接，及時(shí)處理社會(huì)訴求、及時(shí)傳遞各種信息、及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作，政府的綜合服務(wù)能力和公信力得以展現(xiàn)！
危機(jī)和壓力帶來的變異，不僅僅是生物進(jìn)化的內(nèi)在動(dòng)因，也是商業(yè)模式和組織變革的重要催化劑，此次為衛(wèi)生部門建設(shè)公共衛(wèi)生文檔管理系統(tǒng)正是基于這樣的背景和契機(jī)。隨著辦公無紙化、在線化發(fā)展趨勢(shì)的進(jìn)一步擴(kuò)大，文檔管理的重要性將愈發(fā)凸顯，而天翎這種借助低代碼開發(fā)模式融合流程管理特色的產(chǎn)品化方案無疑是最靠譜的選擇之一。